home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / payus311 / backup.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-04-03  |  9.6 KB  |  260 lines
  1.                 ANTHISTLE SYSTEMS & PROGRAMMING LTD.
  2.                          563 Patricia Drive,
  3.                          Oakville, Ontario,
  4.                            CANADA L6K 1M4
  5.  
  6. Telephone 416-845-7959 (Area Code will change to 905 Oct.4th. 1993)
  7.  
  8.  
  9.                                                    3rd. April 1991
  10.  
  11.  
  12.                 MAKING BACKUPS OF YOUR EMPLOYEE DATA
  13.                 ====================================
  14.  
  15. We STRONGLY recommend that you keep backup copies of your employee 
  16. data as it was going into each pay cycle. We suggest you keep as 
  17. many pay cycles as you have room for, up to say a years worth, but 
  18. at least keep the last two. The backups should ideally be made on 
  19. real diskettes in case of a head crash or other catastrophic damage 
  20. to the hard disk. 
  21.  
  22.  
  23. PAYROLL USA WILL MANAGE THE BACKUP FOR YOU.
  24. -------------------------------------------
  25.  
  26. After running a pay cycle access Choice "F1 ADD OR UPDATE EMPLOYEE
  27. INFO. / ENTER HOURS" from the MAIN PAY MENU.  You will see our
  28. message about the run control flag and if you give the normal reply
  29. of "N" and confirm it is O.K. to copy the output files you will then
  30. be offered a chance to make a backup of the input to the last pay
  31. cycle before the output is copied forward. If all your employees are
  32. salaried and you have no hours to enter or other changes to make
  33. that would cause you to use the F1 Choice then the same prompt will
  34. appear next time you access Choice "F2 RUN A PAY CYCLE (CREATES
  35. REPORT FILES, ETC.)" 
  36.  
  37. The automatic backup creates a directory on the backup drive which 
  38. is named for the pay date the files were input to. This also allows 
  39. you to backup several pay cycles on the same disk, space permitting, 
  40. (because each is in its own directory). 
  41.  
  42. Example:
  43.  
  44.  Volume in drive A is ANTHISTLE
  45.  Directory of  A:\
  46.  
  47. 910315IN     <DIR>      3-15-91   2:33p
  48. 910329IN     <DIR>      3-29-91   2:37p
  49.         2 File(s)    221856 bytes free
  50.  
  51. The files in the above directory were INput to the pay cycle dated 
  52. 910329 (1991, March, 29th.) . This directory will contain a copy of 
  53. everything that was on the PAYROLL USA input directory (normally 
  54. \PAYIN ) plus the PAYUSA.CNF file from the program directory 
  55. (normally \PAYPGMS). Example A:\910329IN might contain:
  56.  
  57.  Volume in drive A is ANTHISTLE
  58.  Directory of  A:\910329IN
  59.  
  60. .            <DIR>      3-29-91   2:37p
  61. ..           <DIR>      3-29-91   2:37p
  62. PAYUS941 DTA     3456   3-15-91   2:52p
  63. PAYUSA   DTA    44800   3-30-91   4:59p
  64. PAYUSA   INX     1280   3-31-91   5:11p
  65. PAYUSA   CNF     8192   3-31-91   5:12p
  66.         6 File(s)    221856 bytes free
  67.  
  68. The purpose of backing up the input directory rather than the output 
  69. directory is that the output directory can easily be re-created by 
  70. restoring the input directory and re-running the backed up pay 
  71. cycle. (You might of course want to use the F1 choice to make 
  72. changes to the Employees before the pay cycle if it were not just a 
  73. straight re-run). This also assumes you are using the same version 
  74. of the program (i.e. Federal Taxes have not changed since the 
  75. backup). 
  76.  
  77.  
  78. RESTORING THE PAYROLL USA BACKUP (IF NECESSARY)
  79. -----------------------------------------------
  80.  
  81. Backups are like an insurance policy. You hope you will never need 
  82. them. But, once in a while you might and then you will be glad you 
  83. took the trouble to create them. If it is necessary to restore a 
  84. backup follow these steps: 
  85.  
  86. 1. From the MAIN PAY MENU select Choice "F5 CONFIGURATION & OTHER 
  87.    UTILITIES" 
  88.  
  89. 2. Another menu will appear, from that menu select Choice 
  90.    "F5 = RESTORE EMPLOYEE BACKUPS MADE BY PAYROLL USA".  Further 
  91.    information will then appear on your screen before the restore - 
  92.    press the Print Screen Key the first time you do it so you have 
  93.    some notes to follow after the restore. 
  94.  
  95.  
  96. LARGE EMPLOYEE FILES
  97. --------------------
  98.  
  99. The PAYROLL USA backup is a FULL SIZE backup to ONLY ONE DISKETTE. 
  100. It has no provision for splitting files between several diskettes. 
  101. If the employee files will not fit on a single diskette you have two 
  102. choices: 
  103.  
  104. 1. Use the DOS BACKUP.COM program (and DOS RESTORE.COM if you need 
  105.    to put them back). 
  106.  
  107. If you are doing this you have to do it from the DOS prompt. You 
  108. will not need to use our backup procedure (reply N when prompted for 
  109. it) but do your own backup of \PAYIN immediately after each pay 
  110. cycle. Full instructions for the use of these programs will be found 
  111. in your DOS Manual. They do a full size backup, but will spread it 
  112. over several diskettes if the files are too big to go on one 
  113. diskette. Assuming BACKUP.COM (and RESTORE.COM) is on drive C: 
  114. directory \DOS and your backup disk is in drive A: the command is 
  115.  
  116. C:\DOS\BACKUP C:\PAYIN\*.* A:
  117.  
  118. Anything already on the diskette in Drive A: will be erased.
  119.  
  120. To restore a DOS backup put your backup disk in Drive A . 
  121.  
  122. C:\DOS\RESTORE A: C:\PAYIN\*.*
  123.  
  124. Note that if more than one diskette is involved they are a matched 
  125. set. They must be restored in the same sequence as they were backed 
  126. up - label them with pay date and sequence numbers as they are 
  127. created by BACKUP.COM Keep the disk sets for several pay periods and 
  128. rotate them so the oldest set is re-used each pay. The filenames 
  129. themselves will not contain the pay date, but the file creation 
  130. dates will give you a clue which is which if the external labels are 
  131. lost. 
  132.  
  133. - OR -
  134.  
  135. 2. Compress the Files using PKARC or PKZIP. 
  136.  
  137. (i) PKARC / PKXARC
  138. ------------------
  139. This is a ShareWare data compression programs which will squeeze
  140. your files to about 15 or 20% of their original size. Ideal for 
  141. making your own backups of LARGE employee files (which might not 
  142. otherwise fit on a diskette). If you are doing this you have to do 
  143. it from the DOS Prompt. You will not need to use our backup 
  144. procedure (reply N when prompted for it) but do your own backup of 
  145. \PAYIN immediately after each pay cycle (before you get to our 
  146. prompt). 
  147.  
  148. Assuming this program is on drive C: directory \UTILITY and your 
  149. backup disk is in drive A: and the pay cycle for 29th. March 1991 
  150. has just been done then 
  151.  
  152. A:
  153. CD \
  154. C:\UTILITY\PKARC A 910329IN.ARC C:\PAYIN\*.*
  155.  
  156. will create the backup file. No matter how many files were on \PAYIN 
  157. only one file will appear on A: but it will contain all of \PAYIN. 
  158. Squeezed files have to be restored to full size and the component 
  159. files seperated, before they can be used. PKARC has a companion 
  160. program PKXARC.EXE for this purpose. To restore a squeezed backup 
  161. put your backup disk in Drive A . 
  162.  
  163.  
  164. A:
  165. CD \
  166. DIR
  167.  
  168. will give you a list of available file names ( pay dates ) to pick 
  169. from. Assuming 910329IN.ARC is required then 
  170.  
  171. C:
  172. CD \PAYIN
  173. \UTILITY\PKXARC A:\910329IN.ARC
  174.  
  175. then you can start up PAYROLL USA with
  176.  
  177. CD \PAYPGMS
  178. PAYUSA
  179.  
  180.  
  181.  
  182. (ii) PKZIP / PKUNZIP
  183. --------------------
  184.  
  185. PKARC and PKXARC were authored by PKWARE, Inc. and may still be 
  186. available on the ShareWare market but due to a mid 1988 lawsuit from 
  187. System Enhancement Associates the authors of ARC claiming these 
  188. programs infringe on their proprietory use of the ARC name and 
  189. compression methods they were replaced Feb. 1989 by PKWARE, Inc. 
  190. with a new set of programs PKZIP and PKUNZIP using a different 
  191. compression routine and different file extension name (.ZIP instead 
  192. of .ARC). Note that because of the terms of the settlement of the 
  193. lawsuit .ZIP files could not be made compatible with .ARC files, 
  194. therefore PKUNZIP cannot be used to decompress a .ARC file. Whatever 
  195. program you use to compress the files with, you must later use the 
  196. appropriate (matching) decompression program to decompress them 
  197. again.  In our experience PKZIP takes a little longer to do the 
  198. compression but produces a smaller output file than PKARC. 
  199.  
  200. Equivalent instructions for using PKZIP and PKUNZIP are:
  201.  
  202. A:
  203. CD \
  204. C:\UTILITY\PKZIP -a 910329IN.ZIP C:\PAYIN\*.*
  205.  
  206. will create the backup file. No matter how many files were on \PAYIN 
  207. only one file will appear on A: but it will contain all of \PAYIN. 
  208. Squeezed files have to be restored to full size and the component 
  209. files seperated, before they can be used. PKZIP has a companion 
  210. program PKUNZIP.EXE for this purpose. To restore a squeezed backup 
  211. put your backup disk in Drive A . 
  212.  
  213. A:
  214. CD \
  215. DIR
  216.  
  217. will give you a list of available file names ( pay dates ) to pick 
  218. from. Assuming 910329IN.ZIP is required then 
  219.  
  220.  
  221. C:
  222. CD \PAYIN
  223. \UTILITY\PKUNZIP A:\910329IN.ZIP
  224.  
  225. then you can start up PAYROLL USA with
  226.  
  227. CD \PAYPGMS
  228. PAYUSA
  229.  
  230.  
  231. Where to obtain further information on PKZIP
  232. --------------------------------------------
  233.  
  234. PKZIP, PKUNZIP, and PKSFX are available on a diskette with 
  235. documentation files directly from the author 
  236.  
  237.                             PKWARE, Inc.
  238.                      7545 N. Port Washington Rd.
  239.                               Glendale,
  240.                          WI 53217     U.S.A.
  241.  
  242.               Phone:    Voice (414) 352-3670
  243.                         BBS   (414) 352-7176
  244.                         FAX   (414) 352-3815
  245.  
  246. Price U.S.$47.00 plus $3.50 for shipping & handling (or $5.00
  247. overseas). Wisconsin residents add 5% sales tax.  When ordering 
  248. state disk size required (3.5 or 5.25 inch) and whether for MS-DOS 
  249. or OS/2. 
  250.  
  251. Note that PKWARE, Inc. have no connection to either PAYROLL USA or 
  252. to Anthistle Systems & Programming Ltd. Do NOT send PAYROLL USA 
  253. registrations to Glendale. PKWARE, Inc. are mentioned here only 
  254. because they have an excellent low cost data compression program 
  255. that you might find useful. Likewise, do NOT send PKZIP 
  256. registrations to Anthistle Systems. 
  257.  
  258.                   Christopher Anthistle, President,
  259.                            3rd. April 1991
  260.